A dicotomia do e-mail e dos carteiros digitais

O e-mail é uma ferramenta essencial, mas extremamente mal utilizada devido a sua facilidade de uso e sensação de economia de tempo – já que não precisamos pegar no telefone ou levantar da cadeira toda vez que queremos falar ou extrair alguma informação de alguém.

Cada vez mais a utilização do e-mail precisa ser revista, pois a atribuição que damos a ele é a seguinte: imagine que toda vez que quiséssemos falar com o vizinho nós endereçássemos uma carta a ele, sendo que é muito mais eficiente bater em sua porta.

Imagine se ao desejarmos comer pão fresco nossa atitude fosse enviar uma carta ao padeiro, perguntando se a fornada vai atrasar ou vai sair na hora (não apenas perderíamos tempo fazendo isso, bem como faríamos o padeiro produzir menos pão diariamente).

Imagine ainda enviar um e-mail para a esposa que está em outro cômodo da casa perguntando se quer ir à praia. Muita gente já faz isso pelo inbox do Facebook, eu sei.

Acabamos substituindo boa parte da comunicação pessoal ou por telefone pelo “moderno” e-mail. Dessa forma, uma comunicação que levaria segundos ou minutos acaba tomando muito mais tempo (e sendo burocratizada), já que uma troca de e-mails banal vira um bom bocado de réplicas e tréplicas intermináveis que tomam muito mais tempo que uma rápida troca de palavras. Não seria muito mais eficiente pegar no telefone ou trocar umas palavras no corredor ao buscar um café ou água? Parece ridiculamente óbvio, mas não é. Ficamos sentados em nossas cadeiras atuando como competentíssimos “gerenciadores de e-mails” e falhando em nossa função principal.

A comunicação pessoal é mais eficiente pois ganha-se a expressão corporal, facial, tom de voz, onde as emoções se expressam muito mais facilmente do que somente em texto. Sem estes recursos “humanos”, ambos os lados precisam usar a imaginação para interpretar a mensagem, muitas vezes gerando desgastes desnecessários. É comum uma troca de e-mails soar como sarcasmo, deboche ou não levar ao entendimento da seriedade da coisa, além de facilmente parecer grosseiro (principalmente para quem não domina técnicas de redação – ou seja, a maior parte de nós, nerds).

Mas o pior de tudo mesmo é não nos deixar trabalhar, ficamos o tempo todo com a sensação que estamos atolados de trabalho quando na verdade estamos atolados de e-mails, fazendo com que passemos o dia inteiro debruçados sobre eles. Isso nos leva a vários males, fáceis de enumerar.

Os males do mau uso do e-mail

  • A insatisfação profissional, já que nos tornamos respondedores profissionais e gerenciadores de e-mails e não fazemos mais nada além disso;

  • Perda de identidade profissional, pois designer deve fazer design e explorar sua criatividade, programador deve programar e rodar seus testes, gestor financeiro deve fazer as contas e planejar o fluxo de caixa, gerente comercial deve estar cara a cara com o cliente e convertê-lo em negócios, um diretor deve estar atento às necessidades do mercado e de sua equipe, um gerente de projetos com os projetos e seu planejamento. Muitas vezes isso não acontece e no final de tudo somos todos competentíssimos carteiros digitais;

  • A frustração, já que não fazemos nada do que planejamos ao final de cada ano ano, ao ter a reunião de avaliação com nossos gestores, ao começar a semana ou ao trocar de emprego;

  • Ao estresse, pois gerir e-mail é como fazer um buraco na areia na beira do mar – faz-se todo o esforço, mas está sempre cheio de areia novamente. A famosa expressão “secar gelo” também se encaixa aí.

Não conseguimos desenvolver o que temos de melhor criativamente no trabalho, fazendo com que o dia-a-dia se torne algo mecânico e sem coisas novas – que poderíamos realizar o tempo todo se estivéssemos olhando realmente para o que interessa, ou seja, para as nossas funções e não o tempo todo para os e-mails. A seguir, confira 13 dicas para contornar essa situação.

Dicas para um bom uso do e-mail

  • Copie só quem interessa ler a mensagem. Se para outros é só uma curiosidade, talvez não agregue nada;

  • Pense muito bem antes de dar um reply-to-all, muitas vezes a resposta é somente para uma das pessoas copiadas, então exclua todas e envie somente para ela;

  • Faça uma mensagem clara e direta, nada de esperar que a outra pessoa advinhe o que quer dizer. Compile, resuma e seja claro;

  • Utilize mais o telefone – é chato ter o telefone tocando o tempo todo, mas é uma comunicação com muito menos ruído;

  • Levante da cadeira e vá até a mesa da pessoa, o que tornará a comunicação ainda mais eficiente do que por telefone e ainda proporcionará o contato pessoal, que gera diversos benefícios – cooperação, senso de equipe e quem sabe uma amizade;

  • Não utilize para fins banais, se é para enviar baboseiras para os amigos de trabalho, coloque no seu Facebook, seus amigos certamente estão por lá;

  • Evite ao máximo usar o e-mail como um bate-papo: para isso existe o chat interno da empresa, a hora do almoço ou mesmo o momento do cafezinho;

  • Tome cuidado ao copiar pessoas num e-mail, pois isso pode gerar um reply-to-all inútil e infinito;

  • Descadastre-se de todas aquelas newsletters em que a primeira coisa que você faz ao recebê-las é apagar;

  • Marque remetentes que você não deseja ler como SPAM – seja o amigo chato que insiste em enviar seus informativos hippies culturais, seja a empresa que continua lhe enviando e-mails mesmo você marcando para não receber. Desta forma, o seu software/servidor de e-mails vai entender que são lixo;

  • Não utilize o e-mail como uma lista de tarefas: trabalhe com GTD ou o Inbox Zero (prometo falar deles em outro post!);

  • Não fique tão incomodado por ter e-mails no inbox, muitos não precisam de atenção imediata, sendo mais importante executar coisas que agregam mais ao negócio e às pessoas no tempo precioso que estaria tentando esvaziá-lo;

  • Eduque seus amigos de trabalho com as mesmas dicas, pois eles podem ajudar muito com seu inbox mais vazio.

Por muitas vezes me vi passando semanas inteiras em que não produzi nada além de responder e-mails, tendo meu tempo todo sequestrado tentando deixar a caixa de entrada vazia – mas cometendo diversos erros que me impediram de fazê-lo.

É fácil falar, mas difícil fazer – pois, mesmo depois de tanto sofrer com e-mails, ainda não estou curado: vez ou outra ainda caio numa dessas armadilhas. Enfim, posso não estar curado ainda, mas estou em busca da cura.

5 Comentários

  1. Muito bom o artigo.
    Agradeço as dicas!



  2. Mas vale lembrar que o e-mail continua sendo uma excelente documentação, uma vez que ninguém pode ‘provar’ que falou algo no telefone. Já tive varias situações em que algum serviço solicitado por e-mail (e confirmado) não foi realizado e tive como provar para meus superiores que havia solicitado este serviço. Como o faria se fosse por telefone?



    • Fernanda, o que faço nessas situações é depois conversar por telefone documentar por e-mail, com a simples justificativa de documentar ou se a outra ponta estranhar justificar como um “Conforme conversado”.



      • E ai voltamos para o imbróglio dos 1001 e-mails rs…



  3. Fantástico!!!



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